La médiation est un outil volontaire de dépassement des différends, dans l’intérêt respectif et mutuel des parties. Ce processus connaît actuellement un développement aussi bien devant les tribunaux que sur une base conventionnelle.
Mais la médiation peut se révéler essentielle également en amont de tout conflit, pour sécuriser un projet, anticiper ses risques et s’adapter au bon moment aux imprévus.
C’est en ce sens que l’on parle de médiation de projet.
En amont de la signature d’un contrat et pendant toute sa phase de réalisation, le médiateur de projet est ainsi un tiers qui interviendra dans les relations interentreprises et intra-entreprise qui y sont liées.
Son intérêt est encore mal connu, voire mal compris. En quoi est-ce utile, cela ne fait–il par doublon avec mon contract manager, avec mon équipe de chefs de projet, mon organisation Agile…. ? Autant de questions susceptibles de freiner les décideurs.
Voici donc quelques éléments de réflexion pour mieux informer et éclairer les décideurs.
Pourquoi recourir à la Médiation de projet?
La raison d’être d’une médiation de projet est de maximiser les chances de réussite des projets, notamment quand ils s’inscrivent dans un temps long.
La singularité de ce type de médiation réside tout d’abord dans l’intervention d’un médiateur tiers extérieur indépendant, hors hiérarchie.
La première étape permet aux parties de mieux définir ensemble les bases de leur entente sur les points-clé de leur projet au-delà du tryptique classique produits/service et structure éco-financière, après échange sur les valeurs, les priorités, les peurs de chacun, sans tabou sur les non-dits.
Les dimensions humaines, collective et individuelle,
sont prises en compte ; les décisions prises intègrent de nombreux paramètre passés sous silence dans une négociation traditionnelle. Une réelle dynamique de groupe se met en place.
La médiation aboutit ainsi au cadrage du projet commun : les parties y ont mieux structuré et affiné leurs objectifs et leurs modes de fonctionnement.
Le rôle du médiateur sera ensuite de s’assurer que les parties s’inscrivent en permanence dans un esprit de coopération concrétisé par une gouvernance active qui favorise l’ajustement du projet en temps réel en intégrant les risques, erreurs, inconnus et incertitudes inhérents à toute opération.
Le médiateur assure un suivi impartial, préventif et curatif.
Dans une approche neutre, il favorise entre les parties prenantes le questionnement et sa traduction en solutions spécifiques adaptées à leur éco-système.
A la différence d’un consultant en organisation qui définit lui-même un projet après consultation des parties prenantes, le médiateur permet donc aux acteurs d’être les créateurs de leur propre solution. De plus, le médiateur reste impliqué tout au long de la mise en oeuvre du projet pour en favoriser la faisabilité et la réussite.
Pour qui? Quand?
Nous constatons une croissance exponentielle du taux d’échec des projets inversement proportionnelle aux montants investis (62 % de réussite pour les plus modestes, 2% pour les plus élevés – 10 millions et-au-delà-).
Les deux facteurs prioritaires de succès sont le leadership et la maturité émotionnelle des acteurs (15% chacun).*
La médiation de projet apparaît donc déterminante en priorité pour les projets complexes (technicité, délais, enjeux, monétaires ou non). Mais les startups qui, avec très peu de moyens, visent une croissance accélérée, gagneraient aussi à y recourir. L’intérêt de la médiation de projet grandit à mesure de la précocité de sa mise en place.
Il est préférable d’associer le médiateur au projet depuis les négociations précontractuelles jusqu’à l’achèvement d’un ou de plusieurs cycles de réalisation, sur une durée modulable au gré des parties.
Pour quelle valeur ajoutée ?
Grâce à son approche matricielle, systémique, et transversale, la médiation de projet maximise les chances de succès et d’aboutissement des projets ; elle est particulièrement pertinente dans une période économiquement et socialement tendue incitant au changement des organisations économiques.
Visant à éviter les coûts directs et indirects des dérives et des échecs, elle favorise la pérennité et la productivité de l’activité. Le premier gain est financier.
Mais elle s’appuie autant sur les organisations que sur les individus qui la composent, dans leur diversité et leur complémentarité. C’est un facteur très favorable à la motivation des équipes et donc à leur implication ;
même si les acteurs changent, ils se sentent écoutés et guidés par le sens de leur mission.
La stabilité et la cohésion sociale sont ainsi renforcées.
Axé sur la recherche du consensus et la transparence, ce processus collaboratif renforce aussi l’éthique. Pour l’entreprise, c’est un levier concret et puissant de création de valeur, au sens économique comme extra-financier, au service du succès des entreprises et de la valorisation de leur capital humain. C’est donc pleinement un outil productif de Responsabilité sociale des entreprises.
Quelques préconisations pour la mise en oeuvre de la Médiation de projet:
• Dialogue en amont avec l’ensemble des collaborateurs, pour éviter
incompréhensions et lutte de pouvoirs
• Impulsion et engagement des décideurs en amont et tout au long de son
déroulement.
L’audace guide la décision initiale, la récompense se dévoilera au fur et à mesure.
Fabienne HAVET – Médiateur de Projet et Avocat au Barreau de Paris
* Etude CHAOS (Standish Group) sur les développements de logiciel/2015